Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không thể tránh khỏi các nghiệp vụ công nợ nhỏ lẻ. Vậy, nguyên nhân dẫn đến các công nợ nhỏ lẻ là gì? Cách xử lý công nợ nhỏ lẻ như thế nào? Hãy cùng Phần mềm Việt Đà tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Nguyên nhân dẫn đến các công nợ nhỏ lẻ

Các số dư nhỏ lẻ thường xuất hiện do hạch toán sai, hạch toán nhầm vì vậy kế toán có thể kiểm tra lại các bút toán hạch toán đã thực hiện. Trường hợp không phát hiện lỗi sai trong hạch toán, thì có thể kiểm tra theo các nguyên nhân sau:

– Khách hàng không có đủ tiền lẻ để thanh toán theo đúng hóa đơn, biên lai;

– Khách hàng thanh toán chuyển khoản nhưng chuyển khoản thừa hoặc thiếu một số tiền rất nhỏ hay thanh toán không đúng số tiền lẻ ghi trên hóa đơn, biên lai thu tiền;

– Khi thanh toán chuyển khoản có sự nhầm lẫn nhỏ về số tiền thanh toán cho người bán.

Cách xử lý các công nợ nhỏ lẻ

Dư Nợ hoặc Dư Có nhỏ lẻ TK 131

Khi có Dư Nợ hoặc Dư Có nhỏ lẻ của TK 131, nhưng vì số tiền nhỏ nên cả người mua và người bán đều không yêu cầu hoàn trả lại hoặc trả thêm. TK 131 có Số Dư nhỏ lẻ thường do các nguyên nhân sau:

– Khách hàng không có đủ tiền lẻ để thanh toán theo đúng hóa đơn/biên lai. Đây là trường hợp rất phổ biến với các doanh nghiệp thường xuyên có khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

– Khách hàng thanh toán chuyển khoản nhưng chuyển khoản thừa hoặc thiếu một số tiền rất nhỏ. Đây cũng là trường hợp rất thường gặp trong thực tế kinh doanh, đặc biệt là với các doanh nghiệp có nguồn doanh thu thường là các đơn hàng bán lẻ.

Ví dụ minh họa:

Công ty X kinh doanh lĩnh vực bán buôn quần áo. Đơn hàng bán quần áo mã S520 cho khách hàng Y số tiền: 11.999.000 đồng (Đã bao gồm thuế VAT 10%) => Khách hàng chuyển khoản vào tài khoản Công ty X số tiền là: 12.000.000 đồng.

Dư Nợ hoặc Dư Có nhỏ lẻ TK 331

Một số nguyên nhân dẫn đến phát sinh số dư nhỏ lẻ TK 331 như:

– Khi thanh toán các chi phí bằng tiền mặt, doanh nghiệp không thanh toán số tiền lẻ theo đúng số tiền ghi trên hóa đơn/biên lai thu tiền.

– Kế toán có nhầm lẫn nhỏ về số tiền khi thanh toán chuyển khoản tới người bán, dẫn đến Số Dư nhỏ lẻ trên TK 331.

– Một số trường hợp, kế toán nhầm lẫn về số tiền phải thanh toán đến nhà cung cấp, dẫn đến công nợ không hết Số Dư mà còn Số Dư nhỏ lẻ.

Cách xử lý Dư Nợ/ Có TK 331 và TK 131

– Khi có phát sinh công nợ nhỏ lẻ trong các trường hợp trên, nếu kế toán không muốn thực hiện xử lý ngay và đối tác (người mua, người bán) vẫn đang tiếp tục hoạt động mua bán với doanh nghiệp => Kế toán có thể thỏa thuận với đối tác bù trừ vào những hóa đơn cho lần mua tiếp theo để thực hiện xóa toàn bộ các chênh lệch công nợ nhỏ lẻ này một lần vào cuối quý hoặc cuối năm.

– Có thể đưa các khoản này vào Thu nhập khác hoặc Chi phí khác trong kỳ:
+Trường hợp công nợ TK 331 và TK 131 tồn tại Số Dư Có nhỏ lẻ, ghi: Nợ TK 331, 131 Có TK 711

+ Trường hợp công nợ TK 331 và TK 131 tồn tại Số Dư Nợ nhỏ lẻ, ghi: Nợ TK 811 Có TK 331, 131

Theo ví dụ minh họa trên:

Số dư Nợ TK 131: 1000 đồng

Xử lý: Nợ TK 811: 1000 đồng / Có TK 131: 1000 đồng (chi tiết học sinh đã hết số dư nhỏ lẻ)

Những lưu ý khi xử lý chênh lệch công nợ nhỏ lẻ

– Nên xử lý các công nợ nhỏ lẻ vào thời điểm doanh nghiệp khóa sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính;

– Cuối năm thực hiện xác nhận công nợ với đối tác có Số Dư Công Nợ nhỏ lẻ; nếu kế toán đã thực hiện xử lý công nợ nhỏ lẻ thì cũng cần ghi chú lại để đối tác nắm rõ;

– Chứng từ sử dụng: Phiếu kế toán tổng hợp hoặc Chứng từ tổng hợp;

– Việc xử lý Số Dư công nợ nhỏ lẻ cần có quy chế cụ thể, nhất quán. Quá trình xử lý công nợ nhỏ lẻ cần xử lý lần lượt từng đối tượng công nợ (Từng nhà cung cấp, từng người mua) theo đúng nguyên tắc hạch toán các tài khoản công nợ trong doanh nghiệp. Sau khi xử lý công nợ nhỏ lẻ, kế toán cần kiểm tra lại tổng hợp công nợ của tất cả các nhà cung cấp/người mua để đảm bảo các tài khoản công nợ này đã hết Số Dư;

– Các công nợ nhỏ lẻ sẽ thường là những số tiền rất nhỏ, không ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo thuế của doanh nghiệp nên sẽ không bị cơ quan thuế chú ý khi thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý khi làm Tờ khai Thuế TNDN để đảm bảo độ chính xác trong Tờ khai quyết toán thuế TNDN;