Có nên nộp báo cáo tài chính online?

Nhiều công ty không thể nộp báo cáo tài chính online là bởi vì rất nhiều nguyên nhân. Bài viết này của Việt Đà sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ và hướng dẫn bạn cách nộp báo cáo tài chính online dễ dàng hơn.

Nguyên nhân không thể nộp báo cáo tài chính online được

Có nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nộp báo cáo tài chính online. Nguyên nhân dẫn đến sự không thể nộp báo cáo tài chính có thể xuất phát từ các yếu tố về mặt khách quan cũng như chủ quan. Cụ thể:

• Nguyên nhân khách quan:
  • Trang web nhantokhai.gdt.gov.vn gặp sự cố và đang trong quá trình bảo trì.
  • Hệ thống bị quá tải do sự đăng nhập tăng cao từ nhiều đơn vị và doanh nghiệp.
  • Do lỗi “There is a problem with this website’s security certificate” về chứng chỉ bảo mật website.
  • Lỗi “only secure content is displayed” – nội dung bảo mật bị hiển thị.
• Nguyên nhân chủ quan:
  • Lỗi hệ thống do người nộp thuế gõ sai mã số thuế.
  • Nhập sai mã pin
  • Không dùng đúng định dạng file xml khi nộp báo cáo tài chính

Có nhiều lý do dẫn đến việc không thể nộp báo cáo tài chính kế toán. Để có thể xử lý tình huống này kịp thời và đảm bảo thời hạn nộp, các doanh nghiệp phải hiểu thật rõ các lỗi mình gặp để xử lý. Việc nộp báo cáo tài chính muộn có thể dẫn đến việc bị phạt.

>>> XEM THÊM: Báo cáo tài chính là gì? Nội dung, mục đích và kỳ hạn nộp BCTC

Cách nộp báo cáo tài chính qua mạng

Có hai phương pháp cho việc kế toán có thể gửi báo cáo tài chính qua mạng. Phương pháp đầu tiên là thông qua hệ thống thuế điện tử eTax, còn phương pháp thứ hai là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp hoặc đơn vị đang áp dụng.

Nộp báo cáo tài chính qua hệ thống thuế điện tử

Quy trình gửi báo cáo tài chính (BCTC) thông qua hệ thống thuế điện tử được thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Kế toán viên xuất mẫu BCTC ra file .xml.
• Bước 2: Đăng nhập vào thuế điện tử eTax. Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo link sau:

=> http://thuedientu.gdt.gov.vn.

=> Chọn mục “Doanh nghiệp”.

Sau đó nhân đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp.

• Bước 3: Chọn vào mục khai thuế

Kế toán viên click “Khai Thuế” => “Nộp tờ khai XML”, tiếp theo nhấn vào “chọn tệp tờ khai”.

• Bước 4: Chọn file BCTC

Kế toán viên chọn file BCTC có định dạng .xml ở Bước 1

• Bước 5: Ký điện tử.

Sau khi upload file thành công, kế toán viên nhấn vào ô “Ký điện tử”

• Bước 6: Nhập mã PIN, click Login

Kế toán viên nhập mã PIN, tiếp đó chọn “Login”.

• Bước 7: Nộp tờ khai

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công”. Sau đó kế toán chỉ cần nhấn “Nộp tờ khai” để nộp bản BCTC cho cơ quan thuế.

• Bước 8: Nộp bản thuyết minh BCTC và Bảng cân đối tài khoản

Thuyết minh báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán sẽ được đệ trình dưới dạng tài liệu phụ đính kèm theo như sau:

• Đính kèm phụ lục cùng với bảng BCTC đã nộp:
• Lưu ý: Phụ lục đính kèm phải có định dạng .docx hoặc .xlsx. Sau đó kế toán viên sẽ thực hiện ký điện tử và tiến hành nộp tờ khai tương tự như nộp BCTC ở trên.

Sau khi đã ký điện tử và nhấn chọn “Nộp tờ khai” để kết thúc quá trình nộp. Hệ thống sẽ gửi thông báo về khi đã nộp thành công để kế toán viên có thể theo dõi.

>>> CÓ LẼ BẠN SẼ CẦN: Thời hạn nộp báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Nộp báo báo cáo tài chính qua phần mềm kế toán, kê khai và nộp thuế điện tử

Trong thực tế, việc áp dụng phần mềm kê khai và nộp thuế điện tử để báo cáo tài chính là rất phổ biến. Mỗi phần mềm sẽ có các bước thực hiện chi tiết khác nhau, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo các bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Báo cáo tài chính và Tờ khai quyết toán thuế TNDN đã được mở và hoàn thành.
• Bước 2: Lựa chọn việc gửi báo cáo thông qua ứng dụng khai và nộp thuế điện tử. (VD: E-Tax)
• Bước 3: Sử dụng Mã số thuế và thông tin đăng nhập tài khoản nộp tờ khai thuế đã được cấp để truy cập vào hệ thống.
• Bước 4: Nhập mã PIN của chữ ký số để thực hiện việc ký điện tử trên tờ khai theo phương thức đã được thiết lập. Sau khi hoàn tất quá trình ký, hệ thống sẽ tự động gửi Báo cáo Tài chính cho cơ quan thuế.
• Bước 5: Thuyết minh BCTC và Bảng cân đối tài khoản sẽ được gửi theo dạng phụ lục đính kèm như sau:

=> Đăng nhập nộp tờ khai thuế. Tiếp theo, chọn vào tờ khai muốn đính kèm phụ lục (file word, excel, pdf,…). => Tiếp đó, đính kèm phụ lục vào tờ khai (kế toán viên có thể kéo thả hoặc chọn tệp từ máy tính, giống trường hợp nộp tờ khai) và chọn Loại phụ lục. Cuối cùng hãy nhấn “Nộp tờ khai” và ký số lên tờ khai theo đúng với hình thức ký số đã thiết lập

• Bước 6: Kiểm tra lại kết quả nộp tờ khai được gửi về.

Thời hạn nộp báo cáo tài chính qua mạng theo quy định của pháp luật

Các kế toán viên lưu ý nếu không nộp báo cáo tài chính online trong đúng khoảng thời gian quy định thì doanh nghiệp có thể sẽ bị phạt. Thời hạn nộp báo cáo tài chính qua mạng theo đúng quy định của pháp luật theo Điều 109, Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

Đối với doanh nghiệp nhà nước

Nộp Báo cáo tài chính quý: Doanh nghiệp hoặc tổ chức cần gửi Báo cáo tài chính quý không muộn hơn 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý. Đối với công ty mẹ hoặc Tổng công ty Nhà nước, thời hạn là 45 ngày.

Đơn vị kế toán thuộc Tổng công ty Nhà nước cần phải nộp Báo cáo tài chính quý cho công ty mẹ, tức là Tổng công ty theo thời hạn quy định của công ty mẹ.

Nộp Báo cáo tài chính năm: Doanh nghiệp/đơn vị cần gửi Báo cáo tài chính hàng năm không muộn hơn 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đối với công ty mẹ, Tổng công ty nhà nước, thời hạn gửi là 90 ngày;

Đơn vị kế toán thuộc Tổng công ty nhà nước phải hoàn thành việc nộp Báo cáo tài chính năm cho công ty mẹ, Tổng công ty đúng theo thời hạn quy định bởi công ty mẹ, Tổng công ty.

>>> NGHIÊN CỨU CHÚT: Hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính đơn giản nhanh chóng 

Đối với đa số các loại doanh nghiệp khác

Thời gian nộp báo cáo tài chính được quy định rõ ràng như sau:

• Nếu một doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh phải nộp Báo cáo tài chính năm, thì thời hạn cuối cùng để nộp là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
• Đối với các tổ chức kế toán khác, thời hạn cuối cùng để nộp Báo cáo tài chính hàng năm là 90 ngày;
• Đơn vị kế toán cấp dưới phải nộp Báo cáo tài chính hàng năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời gian đã được quy định.

Việc hiểu rõ nguyên nhân không thể nộp báo cáo tài chính online sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề một cách kịp thời và tránh các rủi ro liên quan đến việc bị phạt do nộp hồ sơ muộn. Kế toán viên cần phải nắm rõ quy trình nộp hồ sơ để hoàn thành công việc một cách thuận lợi nhất. Trong trường hợp cần sự hỗ trợ, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp phần mềm kê khai và nộp thuế điện tử để được tư vấn chi tiết hơn.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp nếu có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm kế toán Việt Đà, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi nhé.