Việc tặng quà cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên vào các dịp lễ, Tết là hoạt động phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng hàng hóa, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Vậy năm 2026, cách xuất hóa đơn quà tặng được thực hiện như thế nào? Nếu chậm xuất hóa đơn thì bị xử phạt ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Cách xuất hóa đơn quà tặng mới nhất năm 2026

Theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hợp pháp, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn theo hình thức tổng hợp.

Trường hợp được lập hóa đơn tổng hợp

Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng kèm theo danh sách chi tiết người nhận quà.

Quy định này đặc biệt hữu ích trong các chương trình tặng quà Tết Âm lịch 2026 cho khách hàng hoặc nhân viên với số lượng lớn, giúp giảm đáng kể khối lượng hóa đơn phải phát hành.

Hồ sơ cần lưu giữ

– Khi thực hiện hoạt động cho, biếu, tặng, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ:

– Quyết định hoặc kế hoạch thực hiện chương trình tặng quà.

– Danh sách người nhận quà.

– Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng.

– Các chứng từ liên quan khác theo quy định.

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin giao dịch và cung cấp hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Nếu khách hàng yêu cầu nhận hóa đơn cho từng lần nhận quà tặng, doanh nghiệp vẫn phải lập và giao hóa đơn riêng cho khách hàng theo từng giao dịch.

Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn quà tặng

Khi lập hóa đơn tổng hợp cho hoạt động cho, biếu, tặng, hóa đơn cần ghi rõ:

“Kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”

Bảng kê đính kèm phải bao gồm các thông tin: Tên người bán, Mã số thuế, Địa chỉ doanh nghiệp, Tên hàng hóa dịch vụ, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Ngày lập bảng kê, Họ tên và chữ ký người lập bảng kê.

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Bảng kê phải bổ sung thêm các chỉ tiêu: Thuế suất thuế GTGT, Tiền thuế GTGT

Lưu ý: Tổng giá trị thanh toán trên bảng kê phải khớp với tổng giá trị ghi trên hóa đơn; Hàng hóa, dịch vụ phải được ghi theo đúng thứ tự phát sinh; Trên bảng kê cần ghi rõ: “Kèm theo hóa đơn số…, ngày… tháng… năm…”

Doanh nghiệp có bắt buộc xuất hóa đơn khi tặng quà không?

--> Có

Theo quy định hiện hành, hàng hóa, dịch vụ dùng để:

Cho, biếu, tặng; Khuyến mại; Quảng cáo; Hàng mẫu; Trả thay lương cho người lao động; Tiêu dùng nội bộ (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định) đều thuộc đối tượng phải lập hóa đơn.

Do đó, doanh nghiệp không nên cho rằng hàng hóa tặng miễn phí thì không cần xuất hóa đơn. Việc không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến các khoản xử phạt hành chính đáng kể.

Chậm xuất hóa đơn quà tặng bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng thuộc hành vi vi phạm về hóa đơn.

Các trường hợp thường gặp gồm:

– Chậm xuất hóa đơn hàng tặng khách hàng;

– Chậm xuất hóa đơn quà Tết cho nhân viên;

– Chậm xuất hóa đơn hàng khuyến mại;

– Lập hóa đơn sau thời điểm phát sinh giao dịch.

Mức xử phạt 

Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, loại hóa đơn và số lượng hóa đơn vi phạm, mức xử phạt có thể dao động từ:

500.000 đồng đến 70.000.000 đồng

Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát kỹ thời điểm lập hóa đơn đối với các chương trình tặng quà để tránh rủi ro về thuế và hóa đơn điện tử.

Năm 2026, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng hợp đối với hoạt động cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và có bảng kê chi tiết đi kèm. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ liên quan đầy đủ và lập hóa đơn đúng thời điểm để tránh các mức xử phạt hành chính có thể lên tới 70 triệu đồng.

Việc nắm rõ quy định về xuất hóa đơn quà tặng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

———-

Đăng ký dùng thử miễn phí Phần mềm kế toán Việt Đà 

Xem giá Phần mềm kế toán Việt Đà 

— LIÊN HỆ —

Hotline: 0914 886 488

Fanpage: Phần mềm kế toán Việt Đà 

Email: vietda.cskh@gmail.com

Lưu ý: Tại thời điểm bạn đọc, các quy định nêu trên có thể đã thay đổi. Vui lòng tham khảo văn bản mới nhất để đảm bảo thông tin chính xác.