Hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng chi tiết từ A đến Z

Hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng là điều mọi doanh nghiệp cần nắm vững nếu muốn duy trì hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Từ cách xác định thuế suất, tính thuế theo từng phương pháp, đến việc sử dụng phần mềm kê khai đúng cách – tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, Việt Đà sẽ đồng hành cùng bạn giải mã toàn bộ quy trình kê khai thuế GTGT (VAT) theo đúng chuẩn của cơ quan thuế Việt Nam hiện hành.

Tổng quan về thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế gián thu, đánh vào phần giá trị tăng thêm của hàng hóa hoặc dịch vụ trong từng công đoạn sản xuất – lưu thông đến tay người tiêu dùng.

• Đối tượng nộp thuế: Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tại Việt Nam.
• Bản chất: Người tiêu dùng là người “chịu thuế”, nhưng doanh nghiệp là đơn vị có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đúng quy định.
• Chu kỳ kê khai: Theo tháng hoặc theo quý, tùy vào mức doanh thu của năm liền trước.

Việc kê khai không đúng – đủ – kịp thời có thể dẫn đến bị phạt hành chính, truy thu hoặc mất quyền hoàn thuế.

Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hiện nay, có 2 phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Trong đó, phương pháp khấu trừ thường áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng và có đủ điều kiện về sổ sách kế toán.

Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được xác định theo công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

• Thuế GTGT đầu ra: Là tổng thuế GTGT tính trên hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Thuế GTGT đầu vào: Là thuế trên hóa đơn đầu vào khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế.

Lưu ý:

• Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ, hợp pháp và phục vụ cho hoạt động kinh doanh mới được khấu trừ.
• Hóa đơn phải kê khai đúng kỳ để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ.

Phần mềm kế toán Việt Đà hỗ trợ doanh nghiệp tự động tính và theo dõi thuế GTGT, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót khi kê khai bằng tay.

Thuế suất VAT cho các ngành nghề phổ biến

Mức thuế suất VAT (GTGT) áp dụng tùy theo loại hàng hóa, dịch vụ. Hiện tại có 3 mức thuế suất thông dụng:

Mức thuế suất	Áp dụng với
0%	Hàng xuất khẩu, dịch vụ ra nước ngoài, vận tải quốc tế
5%	Nông sản, nước sạch, y tế, giáo dục, sách…
10%	Hầu hết hàng hóa, dịch vụ còn lại không thuộc diện 0% hoặc 5%

Thuế suất VAT cho các ngành nghề phổ biến cần được tra cứu cụ thể trong Phụ lục I, II, III kèm theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP để tránh áp dụng sai.

Sai thuế suất là lỗi nghiêm trọng, có thể bị xử phạt và buộc điều chỉnh hóa đơn, ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín doanh nghiệp.

Hướng dẫn kê khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK

HTKK là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế phát hành, được sử dụng rộng rãi để lập tờ khai thuế GTGT theo chuẩn mẫu.

Các bước cơ bản để kê khai trên phần mềm HTKK:

1. Tải và cài đặt phần mềm HTKK mới nhất từ website chính thức của Tổng cục Thuế.
2. Đăng nhập MST doanh nghiệp → Chọn kỳ kê khai phù hợp (tháng hoặc quý).
3. Chọn tờ khai 01/GTGT đối với phương pháp khấu trừ.
4. Nhập dữ liệu: Doanh thu, thuế đầu ra, đầu vào…
5. Kết xuất XML và nộp qua Cổng thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn).
6. Ký điện tử và gửi tờ khai bằng chữ ký số (USB token).

Việt Đà cũng hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ phần mềm kế toán sang HTKK, giúp kế toán viên tránh nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Khi nào được hoàn thuế giá trị gia tăng?

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng phải “nộp” thuế GTGT. Trong một số trường hợp, bạn có thể được hoàn thuế.

Khi nào được hoàn thuế giá trị gia tăng?

• Doanh nghiệp có số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra liên tục từ 12 tháng trở lên.
• Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 0%.
• Doanh nghiệp đầu tư mới, dự án đầu tư lớn có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết.
• Phải có hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu >20 triệu).

Lưu ý:

• Hồ sơ hoàn thuế cần chuẩn bị kỹ: bảng kê, giải trình, sao kê ngân hàng, hợp đồng mua bán…
• Thời gian giải quyết hoàn thuế từ 6–40 ngày làm việc tùy theo mức độ kiểm tra.

Phần mềm kế toán Việt Đà có tính năng báo cáo số thuế được hoàn và gợi ý hồ sơ, giúp kế toán chuẩn bị chủ động và đúng mẫu biểu.

Kết luận

Hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng không chỉ là một hướng dẫn kỹ thuật, mà còn là “bản đồ” để doanh nghiệp vận hành đúng luật và hiệu quả. Việc hiểu rõ phương pháp tính, áp dụng thuế suất đúng ngành, sử dụng phần mềm HTKK chính xác và theo dõi điều kiện hoàn thuế sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro. Để hỗ trợ toàn diện, phần mềm kế toán Việt Đà là lựa chọn tối ưu giúp bạn chủ động quản lý thuế GTGT, hóa đơn và báo cáo chỉ với vài thao tác đơn giản.

Câu hỏi thường gặp về kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

1. Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ như thế nào?
Theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra – thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Điều kiện: Hóa đơn đầu vào phải hợp pháp, phục vụ hoạt động kinh doanh, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu >20 triệu).

2. Thuế suất VAT cho các ngành nghề phổ biến là bao nhiêu?
Có 3 mức thuế suất chính:

• 0% cho hàng xuất khẩu, dịch vụ quốc tế
• 5% cho ngành nông nghiệp, y tế, giáo dục
• 10% cho đa số ngành hàng hóa, dịch vụ thông thường tại Việt Nam

3. Khi nào được hoàn thuế giá trị gia tăng?
Doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT nếu có thuế đầu vào lớn hơn đầu ra từ 12 tháng liên tục hoặc hoạt động xuất khẩu áp dụng thuế suất 0%. Phải có chứng từ hợp lệ, hóa đơn đúng quy định và thanh toán không dùng tiền mặt (nếu >20 triệu).

4. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK?

• Mở phần mềm HTKK → Chọn MST doanh nghiệp
• Chọn tờ khai 01/GTGT → Nhập số liệu đầu vào/đầu ra
• Kết xuất XML → Gửi qua thuedientu.gdt.gov.vn
• Ký số và nộp tờ khai

Phần mềm kế toán Việt Đà có thể đồng bộ dữ liệu sang HTKK để kê khai nhanh chóng và chính xác.

5. Doanh nghiệp mới thành lập có phải kê khai thuế GTGT không?

Có. Doanh nghiệp mới cần đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) khi nộp hồ sơ thuế ban đầu. Sau đó phải kê khai định kỳ dù có phát sinh doanh thu hay không.

6. Doanh nghiệp kê khai sai thuế suất GTGT có bị phạt không?

Có. Sai thuế suất có thể bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính và buộc điều chỉnh hóa đơn. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ ngành nghề và quy định hiện hành để áp dụng đúng thuế suất.

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM VIỆT ĐÀ

• Địa chỉ: 41 Trần Văn Ơn, Hòa An, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
• Điện thoại: (0236) 3 726 926 – 0944 81 83 84
• Email: vietda.cskh@gmail.com
• Website: www.vietda.com.vn