Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng)

Tài khoản (TK) 131 có thể có số dư bên nợ hoặc bên có và kế toán không được phép cấn trừ số dư bên nợ và bên có.

– TK 131 dư nợ trong trường hợp khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán: Dư nợ TK 131 = Chỉ tiêu 131 phải thu khách hàng trên Bảng cân đối kế toán (BCĐKT).

– TK 131 dư có trong trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp nhưng chưa lấy hàng hoặc doanh nghiệp chưa xuất hóa đơn mà để treo: Dư có TK 131 = Chỉ tiêu 313 người mua trả tiền trước trên BCĐKT.

Tài khoản 331 (Phải trả người bán)

Giống với TK 131, TK 331 cũng có thể có số dư bên nợ hoặc dư bên có. Tuy nhiên, ở tài khoản này kế toán được cấn trừ số dư bên nợ và bên có nếu cùng một đối tượng TK 331.

– TK 331 dư nợ trong trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán:Dư nợ TK 331 = Chỉ tiêu 132 trả trước cho người bán trên BCĐKT.

– TK 331 dư có trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng chưa trả tiền cho người bán: Dư có TK 331 = Chỉ tiêu 312 phải trả người bán trên BCĐKT.

Có thể cấn trừ công nợ với đối tượng phát sinh vừa là người mua hàng vừa là nhà cung cấp, và phải có văn bản xác nhận của cả hai bên khi cấn trừ công nợ. Thủ tục bao gồm:

– Bảng đối chiếu công nợ

– Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ giữa hai bên

– Hạch toán cấn trừ công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 131

Thời điểm cuối năm, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ và phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của hai bên. Kế toán cần nắm rõ tính chất lưỡng tính của cả hai tài khoản này để tránh các sai sót không đáng có, như trên bảng tổng hợp công nợ TK 131, 331 vừa dư nợ và vừa dư có nhưng trên bảng cân đối số phát sinh lại chỉ dư một bên…

Các tài khoản lưỡng tính khác

Ngoài TK 131 và 331 thì còn có một số tài khoản khác mang tính chất tài khoản lưỡng tính như:

– TK 138 Phải thu khác (tiền thu thừa đang chờ xử lý)

– TK 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (thừa tiền thuế)

– TK 334 Phải trả cho người lao động (trả nhầm lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng nhưng không làm thay đổi tổng số tiền)

– 338 Phải trả khác (hàng hóa thừa khi kiểm kê)

– TK 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (Dư nợ: lỗ/ Dư có: lãi)