Cách xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào sai thuế

Trường hợp hóa đơn đầu vào sai thuế là gì và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế phải nộp như thế nào? Cùng tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây của Việt Đà nhé!

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào – còn được gọi là hóa đơn mua hàng, là một loại chứng từ xác nhận việc mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ, phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác trong tổ chức, doanh nghiệp

Cách gọi này thường được sử dụng phổ biến để thuận tiện trong việc phân biệt với hóa đơn bán hàng. Hóa đơn nhập thường đi kèm với các chứng từ đầu vào như:

• Biểu mẫu nhập kho cho hàng hóa đã mua.
• Văn bản ghi chép việc giải quyết hợp đồng mua bán.
• Hợp đồng dùng trong mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không nêu rõ các mặt hàng được bán thì cần thêm phụ lục kèm theo mô tả chi tiết danh sách hàng hóa mua.
• Phiếu thu và biên lai: Ghi chép số tiền giao dịch với khách hàng cho các mặt hàng mua vào khác nhau.

>>> XEM THÊM: Báo cáo tài chính là gì? Nội dung, mục đích và kỳ hạn nộp BCTC

Xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Khi thông tin về hóa đơn đầu vào sai thuế suất, người mua cần thông báo cho người bán để người bán có thể sửa chữa lỗi trên hóa đơn. Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020, nếu phát hiện sai sót về thuế suất trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, người bán có thể xử lý theo cách sau đây:

Bước 1: Xử lý khi gặp sai sót về thuế suất

Người bán có thể sửa lỗi về thuế theo 2 cách như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn để điều chỉnh sai sót.

Người bán cần sửa hóa đơn điện tử vì có sai sót về thuế suất:

Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua đồng ý làm thỏa thuận về việc tạo văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn sai sót, họ sẽ phải lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, sau đó người bán mới có thể tạo hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai sót.
• Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh, cần phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để sửa sai trong hóa đơn điện tử đã lập.”

Cách 2: Người bán đang thay thế hóa đơn điện tử có lỗi bằng hóa đơn điện tử mới.

Người bán sẽ tạo hoá đơn điện tử mới để thay thế cho hoá đơn trước đó có sai sót về thuế suất và sau đó gửi lại cho người mua.

Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua đồng ý làm thỏa thuận về việc tạo ra một văn bản thỏa thuận trước khi tạo hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, họ sẽ cùng nhau tạo văn bản thỏa thuận ghi chính xác lỗi, sau đó người bán sẽ tạo hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử trước đó có sai sót cần phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm.”

>>> LIÊN QUAN:

• Quy định và hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính
• Thời hạn nộp báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Bước 2: Gửi đến khách hàng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để sửa chữa những sai sót trong hóa đơn điện tử đã được phát hành

Sau khi hoàn thành việc tạo hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán sẽ ký số trên hóa đơn điện tử. Tiếp theo, thực hiện một trong hai bước sau đây:

• Gửi cho khách hàng nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế.
• Gửi đơn vị thuế để họ cấp mã cho hóa đơn điện tử, sau đó gửi cho người mua nếu họ sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ đơn vị thuế.

Sửa lỗi về thuế trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua

Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót về thuế suất nhưng chưa được gửi cho người mua, người bán trực tiếp sẽ xử lý như sau:

• Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử nếu có sai sót trong mã hóa đơn đã lập.
• Người bán tạo hóa đơn điện tử mới, sau đó ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã tạo.
• Sau khi hóa đơn được cấp, người bán gửi mã số thuế cho người mua.

Cơ quan thuế đã thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn điện tử có mã số lỗi trên hệ thống của cơ quan thuế.

>>> XEM THÊM: Hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính đơn giản nhanh chóng

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất

Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có vấn đề liên quan đến thuế suất (gồm trường hợp hóa đơn sở hữu mã của cơ quan thuế hoặc là không có mã của cơ quan thuế), cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra và sửa chữa lỗi.

Người bán kiểm tra lỗi về thuế suất:

• Báo cáo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã tạo có lỗi.
• Thời gian thông báo với cơ quan thuế phụ thuộc vào thời hạn được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.

Khi người bán không thông báo với cơ quan thuế trong trường hợp vượt quá thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.Sau khi nhận thông báo lần thứ hai và người bán vẫn tiếp tục không thông báo với cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của người bán.

Việc xử lý hóa đơn đầu vào với thuế suất không chính xác là một phần cơ bản của công việc kế toán. Kế toán cần chú ý thực hiện đúng theo hướng dẫn để bảo vệ lợi ích cá nhân và đồng thời tránh rủi ro liên quan đến việc sử dụng hóa đơn chứng từ một cách không đúng.

>>> XEM THÊM:

• Bảng báo cáo tài chính hoàn chỉnh gồm có những gì?
• Chi tiết cách phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Mong bài viết trên đây đã cung cấp đến bạn đọc nhiều thông tin quan trọng trong việc xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào sai thuế. Nếu có vấn đề thắc mắc, hãy liên hệ đến Việt Đà nhé. Các doanh nghiệp, kế toán viên có thể ứng dụng thử nghiệm phần mềm kế toán Việt Đà để tăng khả năng làm việc và giảm tỉ lệ bị lỗi trong quá trình làm báo cáo.